Si bien las herramientas para el control de inventario no son nuevas en el mercado, muchas empresas aún no comprenden cuáles son los recursos esenciales para una buena gestión y cómo este tipo de sistema puede optimizar los procesos internos.
En este artículo verás:
- qué son las herramientas de stock;
- cuáles son sus objetivos y tipos;
- cómo tu negocio puede beneficiarse de un software simple y moderno.
¿Qué son las herramientas de inventario?
El concepto se refiere a sistemas de registro, seguimiento y gestión del stock de una empresa. En general, adopta la forma de un software basado en la nube que es capaz de actualizar información en tiempo real en función de los movimientos de los productos.
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El objetivo central de un software de inventario es tener control de las entradas y salidas de artículos, además de asegurar que estarán disponibles cuando los clientes los necesiten.
Objetivos de las herramientas tecnológicas para el control de inventarios
Un software de gestión de inventario sirve para:
- realizar un seguimiento de los niveles de stock;
- garantizar la disponibilidad de los productos para satisfacer la demanda de los clientes;
- rastrear las compras, ventas y devoluciones;
- tener visibilidad sobre la cadena de suministro;
- identificar el momento oportuno de establecer niveles de reorden;
- reducir los costos de almacenamiento;
- evitar la pérdida o deterioro de productos;
- generar estadísticas, análisis e informes;
- conectar tu plataforma de comercio electrónico con marketplaces y servicios de logística.
Tipos de control de inventarios
Hay cinco modelos de administración de stock:
1 – Periódico
Es un método de gestión de inventario en el que se realiza un recuento físico de los productos disponibles en un intervalo de tiempo determinado para comparar los niveles de inventario con los registros contables de la empresa.
Aunque sea común llevarlo a cabo manualmente, no es recomendable porque reduce la precisión del informe. Sin embargo, puede ser adecuado para empresas con bajo volumen de ventas.
2 – Perpetuo
Es un procedimiento que permite gestionar y controlar el inventario de manera actualizada al momento de cada transacción, es decir, en tiempo real.
Cada vez que un cliente realiza una compra en el sitio web, el sistema actualiza el stock y crea un registro contable para la empresa. Se recomienda para empresas con alto volumen de ventas que necesitan procesos eficientes y registros precisos.
3 – De ciclo
Se trata de una técnica que implica analizar los movimientos de entrada y salida de stock en un ciclo determinado, que suele ser semanal o mensual.
Su objetivo central es permitir a las empresas ajustar su inventario en consecuencia para evitar excesos o faltas de productos.
Combina las fortalezas de dos tipos de control de inventarios, el periódico y el perpetuo, lo que significa que puedes monitorear en tiempo real, pero analizas en intervalos regulares.
4 – ABC
Las herramientas para el control de inventarios también pueden estar basadas en el método ABC. Se trata de una interpretación de la Ley de Pareto (o regla del 80/20), que establece que el 20% de los productos representan el 80% del valor del inventario.
Con esto en mente, se clasifican los productos en tres categorías, según su valor y frecuencia de venta:
- A (alto valor, baja frecuencia);
- B (intermedio);
- C (bajo valor, alta frecuencia).
De esta forma, se pueden priorizar los productos y ajustar la estrategia de inventario en consecuencia, centrándose en los que tienen mayor impacto en la empresa.
5 – Justo a tiempo
El método de gestión JIT (“justo a tiempo”) busca reducir los costos de almacenamiento y minimizar el riesgo de obsolescencia manteniendo los niveles de inventario al mínimo.
La empresa produce y recibe solo lo que necesita en el momento justo y en la cantidad exacta para satisfacer la demanda del cliente.
Para implementar JIT, se requiere una planificación precisa y una comunicación fluida entre todas las partes interesadas en la cadena de suministro.
Si quieres más detalles sobre cada uno, te recomendamos leer: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.
5 herramientas para el control de inventarios
1 – Planillas o hojas de cálculo
En un documento compuesto por filas y columnas, registras manualmente datos como la fecha de la transacción, la cantidad de artículos y su destino.
Si bien es la técnica más antigua para controlar la entrada y salida de productos, no es conveniente para casi ningún tipo de empresa, ya que requiere mucho tiempo y está sujeta a errores humanos, como el ingreso de datos duplicados.
2 – Códigos de barras y lectores
Con la transformación digital, los gadgets se han vuelto cada vez más omnipresentes en las empresas. Un ejemplo de ello son los códigos de barras y sus lectores, que permiten identificar y rastrear productos individualmente, lo que genera un seguimiento más preciso y eficiente de los niveles de inventario.
3 – Etiquetas RFID
En tu sistema de inventario también puedes implementar etiquetas RFID, que utilizan tecnología de radiofrecuencia para identificar y rastrear productos en tiempo real.
Son una excelente alternativa para mejorar la precisión y la velocidad del seguimiento de inventario, además de agregar una capa extra de seguridad para tiendas físicas.
4 – Software de seguimiento de inventario
Una lista de herramientas tecnológicas para el control de inventarios no está completa sin los software. Como el nombre sugiere, se trata de un programa que crea un flujo estandarizado de inserción, conteo y seguimiento de productos.
5 – Sistemas ERP
Los sistemas ERP ayudan a las empresas a planificar el uso de sus recursos de manera inteligente, lo que incluye la administración inteligente de los niveles de stock, la integración con plataformas complementarias y un enfoque omnichannel.
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En este artículo aprendiste qué son herramientas para el control de inventarios, cuáles son sus objetivos y cómo pueden ayudarte a administrar el stock de productos.
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