Paso a paso para generar una factura electrónica o CFDI

Vender y facturar son dos tareas que van de la mano. Cada vez que realizas una venta, debes registrarla, no solo con propósitos fiscales, sino también para mantener un control interno. Por eso es indispensable que conozcas el paso a paso para generar una factura electrónica.

Si eres nuevo en el mundo de la facturación, te sorprenderá saber que no existe solo una forma de hacer una factura, sino varias. Hoy descubrirás las más prácticas para ahorrar tiempo en tu trabajo.

Quédate por aquí para aprender:

• cuál es el proceso para emitir un CFDI;
• cómo hacer una factura electrónica en el SAT paso a paso;
• cómo emitir un CFDI en un sistema de facturación;
• cómo facturar un ticket;
• cómo hacer una factura electrónica en Excel;
• por qué no vale la pena aprender cómo hacer una factura a mano.

¿Cuál es el proceso para emitir una factura electrónica o CFDI?

Antes de entrar en el paso a paso para generar una factura electrónica, es importante comprender el proceso en su conjunto. Para emitir un CFDI deberás seguir los siguientes pasos:

1. Regístrate en el SAT (Servicio de Administración Tributaria)

Esto implica obtener tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y una Firma Electrónica (e.firma) o un Certificado de Sello Digital (CSD). Estos elementos son esenciales para garantizar la autenticidad y validez de tus facturas.

2. Elige un proveedor de certificación

Aunque el SAT brinda la opción de crear comprobantes en su sitio web, muchos usuarios prefieren contar con un proveedor externo para simplificar esta tarea. El Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) se encargará de certificar y timbrar tus comprobantes.

3. Genera las facturas electrónicas

Utilizarás un sistema de facturación o un software para crear la factura. Más adelante encontrarás dos opciones con detalles paso a paso de cómo hacerlo.

4. Timbra los CFDIs

Una vez que generes la factura electrónica, tu PAC se encargará de validarla y firmarla de forma digital. Esto garantizará que la factura cumpla con los requisitos fiscales.

5. Almacenamiento y envío al cliente

Además de enviar una copia del comprobante al cliente, debes guardar una copia de la factura electrónica, ya que el SAT puede requerirla hasta cinco años después de que la emitiste.

Cómo hacer una factura electrónica en el SAT paso a paso

Ahora que conoces los pasos generales, sigue esta guía de cómo hacer una factura de cobro en el SAT:

1. Accede al portal del SAT.

2. Clica en Factura electrónica > Servicio de facturación CFDI 4.0.

3. Inicia sesión con tu RFC y contraseña.

4. Rellena los campos (algunos, como la Moneda y los datos del Receptor, son obligatorios, otros son opcionales).

5. Haz clic en Guardar y Sellar.

6. El sistema solicitará los datos de la e.firma o del Certificado de Sello Digital.

7. Cuando ingresas la contraseña y clicas en el botón Confirmar, se habilita la opción Firmar. Ya tienes acceso a la versión XML y la representación impresa en PDF.

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Paso a paso para generar una factura electrónica en un sistema de facturación

El SAT no es el único medio para emitir facturas electrónicas. En efecto, existen sistemas de facturación que te permiten realizar esta tarea con sencillez. Además, algunos software, como Bling, tienen funciones ampliadas, como control de stock y ventas, que facilitan la gestión empresarial en su totalidad.

Cuando dispones de un programa así, el paso a paso para generar una factura electrónica suele ser más simple:

1. Seleccionas la orden de compra.

2. Eliges la opción “Generar factura de los pedidos seleccionados” o similar.

3. El programa completa algunos campos de la factura en forma automática con la información de la orden de compra y tú solo rellenas los restantes.

4. Clicas en timbrar ¡y listo!

También podrás facturar varias órdenes de compra en forma masiva y enviar los comprobantes por correo electrónico a tus clientes de manera automática para ahorrar tiempo.

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¿Cómo facturar un ticket?

Los tickets de venta son documentos no electrónicos que certifican las transacciones al público general. Se emiten para confirmar que una operación se realizó, pero no tienen validez ante el SAT. Al final del día, deberás agruparlos en una sola factura para su timbrado. 

A través del portal del SAT o un sistema de facturación electrónica crearás un único comprobante fiscal global que resuma todas las operaciones de este tipo. Este CFDI global debe incluir:

• Los importes correspondientes a cada una de las ventas;
• El número de folio u operación de cada uno de los comprobantes;.
• Una clave genérica que corresponde a los CFDI globales en el RFC del receptor.

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¿Cómo hacer una factura electrónica en Excel?

En su sitio web, Microsoft ofrece plantillas personalizables para realizar facturas en Excel, en las que puedes añadir un logo y calcular de manera automática los totales. Sin embargo, recuerda que para que tengan validez las facturas deben estar timbradas según los requerimientos del SAT.

👉 Aunque aprender cómo hacer una factura de cobro en Excel no sea muy útil, tal vez te interese usar este programa para control de inventario o control de ventas.

¿Por qué no vale la pena aprender cómo hacer una factura a mano?

El 31 de diciembre de 2012 finalizó la vigencia de los comprobantes fiscales impresos según el esquema de impresores autorizados en todo el territorio mexicano.

Desde ese momento, la factura electrónica es la única forma de emitir comprobantes fiscales aceptados por el SAT. Por eso, para cumplir con sus requisitos, es necesario emitir CFDI con un sistema electrónico.

Genera facturas electrónicas con Bling

En este post aprendiste el paso a paso para generar una factura electrónica en el SAT y en un programa de facturación.

Bling es un sistema de gestión empresarial integral con el que no solo podrás emitir CFDIs aprobados por el SAT, sino también manejar otras áreas esenciales de tu empresa.

Con Bling podrás:

• generar facturas electrónicas de manera sencilla a partir de la información de tus órdenes de compra;
• enviar las facturas por correo a tus clientes y almacenar tus copias de CFDIs de forma segura;
• facturar varias ventas a la vez;
• controlar tu inventario en múltiples canales;
• integrar con Amazon, Mercado Libre y Skydropx.

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