La toma de decisiones informada es clave para el éxito empresarial. De hecho, entre el 55% y el 63% de las pymes mexicanas ya invirtió en tecnología aplicada a la analítica de datos.
Desde la facturación hasta la cantidad de órdenes de compra y las ganancias, los informes de ventas ofrecen una perspectiva integral que te ayuda a comprender tu posición en el mercado y a trazar estrategias efectivas para el futuro.
Si aún no sabes cómo hacer un reporte de ventas, quédate por aquí. En este post aprenderás qué tipos de informes existen, cómo hacer un reporte de ventas en Excel y qué herramientas especializadas optimizan este proceso.
3 tipos de reportes de ventas indispensables
1 – Facturación
El reporte de facturación es uno de los aspectos más cruciales del análisis de ventas. Proporciona una visión detallada de los ingresos generados a través de las transacciones comerciales y tiene como fuente de información tus Comprobantes Fiscales por Internet (CFDIs).
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Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.
2 – Cantidad de órdenes de venta
Este tipo de informe proporciona información sobre la frecuencia y el volumen de las transacciones de tu empresa. Permite anticipar la demanda y realizar ajustes en la gestión de inventario para satisfacer las necesidades previstas de los clientes.
3 – Ganancias
El reporte de ganancias proporciona una visión detallada de los beneficios generados por las operaciones comerciales. Es fundamental para evaluar la rentabilidad y la eficiencia financiera de la empresa.
👉 Ya conoces los tipos de reportes de ventas más importantes. Descubre ahora qué es y para qué sirve el software de gestión de ventas para pymes.
¿Cómo hacer un reporte de ventas? Guía elemental en 3 pasos
1 – Recopila los datos
Reúne información relevante sobre las transacciones comerciales. Según el caso, puede ser facturas, órdenes de compra, recibos o cualquier otro documento clave relacionado con tus operaciones.
Al hacer un reporte de ventas, utiliza fuentes confiables para garantizar la precisión de los datos recopilados. Lo ideal es recurrir a la información que guardes en tus sistemas de gestión. Será precisa y estará actualizada.
2 – Analízalos
Organiza los datos recopilados de manera lógica y significativa. Utiliza criterios como fechas, categorías de productos, canales de venta, o cualquier otro factor de interés para tu negocio.
Observa la información para identificar tendencias, patrones y áreas de oportunidad. Calcula métricas clave, como el total de ventas o la tasa de conversión.
3 – Acciona
Con base en el análisis, define acciones específicas para mejorar el rendimiento, como cambios en la oferta de productos y servicios, enfoques dirigidos a segmentos específicos de clientes o ajustes en las estrategias de marketing.
En efecto, cuando el marketing está impulsado por datos, las empresas pueden aumentar las ventas de las campañas en un 15% en promedio y duplicar su retorno de la inversión publicitaria.
¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel o Google Sheets?
- Abre el programa y crea una nueva planilla de cálculos.
- En la primera fila, etiqueta las columnas con encabezados como “Fecha”, “Producto”, “Cantidad vendida”, “Precio unitario”, “Código”, “Folio fiscal” y “Cliente”.
A partir de la segunda fila, ingresa los datos correspondientes para cada transacción.
- Aplica fórmulas para los totales. Para calcular ingresos por ítem, multiplica la cantidad vendida por el precio unitario y utiliza la fórmula =SUM() para obtener el total.
Ajusta el formato de la hoja de trabajo. Cambia colores, fuentes y utiliza negrita para resaltar encabezados y datos importantes. Aprovecha la herramienta de gráficos para organizar en forma visual la información y analizarla con facilidad.
👉 Si las planillas de cálculos te dan resultados, descubre también cómo llevar un control de inventario en Excel.
¿Cómo hacer un reporte de ventas con software especializado?
Si bien las planillas de cálculos de Excel y Google Sheets colaboran con algunas funciones empresariales como el control de inventarios o ventas, su alcance es parcial.
Las automatizaciones de estos programas se limitan a la aplicación de fórmulas y la creación de gráficos, pero no ofrecen soluciones integradas para aspectos críticos del negocio, como la sincronización con distintos puntos de venta o marketplaces.
Por suerte, existen programas de gestión empresarial integral que te ayudan a gestionar los principales aspectos de tu negocio con sencillez desde una misma interfaz. Conocidos como ERP, los sistemas de administración de recursos empresariales son herramientas de software modernas que responden a las necesidades de las pymes.
Los ERPs generan informes a partir de la información que recolectan en tus operaciones diarias. Gracias a sus funciones analíticas, organizan los datos para que los visualices de manera clara y sencilla.
Así, tendrás una visión completa de tu rendimiento en áreas como ventas, inventario y más. Con estos informes, identificarás patrones, tendencias y áreas de mejora para tomar decisiones estratégicas fundamentadas.
Además, los informes generados por los ERPs son personalizables, lo que significa que se adaptarán a tus necesidades específicas. Ya sea que quieras evaluar el rendimiento de un producto o de un determinado canal de venta, los ERPs tienen la flexibilidad necesaria para ajustar los análisis a tus objetivos comerciales.
👉 ¡Descubre más beneficios de los ERPs! Lee: 5 ventajas del ERP: las verdaderas razones para usarlo.
Controla tus ventas con Bling
Ya descubriste algunas ideas acerca de qué tipos de informes comerciales existen y cómo hacer un reporte de ventas en Excel. También viste que, aunque las hojas de cálculo son útiles, tienen limitaciones para responder a las necesidades integrales de las pymes en crecimiento.
Un ERP especializado como Bling te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo en tu control de ventas.
Bling te permite:
- crear, modificar y eliminar pedidos de venta en pocos clics;
- facturar tus órdenes de compra en forma masiva;
- importar y exportar ventas por hoja de cálculo;
- analizar tu performance comercial en distintos canales.
Pero eso no es todo. Nuestro software no solo se enfoca en las ventas; también aborda áreas críticas como la logística con Skydropx, integración con marketplaces, control de inventario y registro de contactos. Con Bling, tienes una solución completa para gestionar cada aspecto de tu negocio de manera eficiente y efectiva.
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