Aprender qué es una factura es fundamental para cualquier emprendedor. Este documento, tan presente en la rutina financiera de las empresas, cumple una función contable y legal que no puede ser ignorada.
Para ayudarte a comprender no solo el concepto, sino también las aplicaciones prácticas de este instrumento en México, hemos preparado este artículo donde encontrarás:
- ¿Qué es una factura?
- ¿Cuál es la importancia de las facturas?
- ¿Para qué sirve este documento?
- ¿Cuáles son sus características?
- ¿Qué tipos de facturas existen en México?
- Diferencias entre factura, recibo, comprobante de pago, nota fiscal y ticket
¿Empezamos?
¿Qué es una factura?
El concepto de factura se refiere a un documento utilizado en el ámbito empresarial para registrar y validar una transacción comercial entre dos partes. Su objetivo es servir como un comprobante de pago que detalla los productos o servicios adquiridos, su precio unitario, la cantidad y el importe total a pagar. Como documento de venta, su correcta emisión y conservación es esencial para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales de una empresa.
¿Cuál es la importancia de las facturas?
Las facturas son importantes porque constituyen la prueba de una transacción comercial. No solo sirven como comprobante de pago de productos y servicios, sino que también son esenciales para la gestión contable y administrativa de una empresa.
A través de las facturas, se puede:
- llevar a cabo un registro preciso de las ventas;
- hacer un seguimiento adecuado de los ingresos y los impuestos de una organización;
- facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.
Además, en caso de desacuerdo entre la empresa y el cliente, los diferentes tipos de factura se utilizan como evidencia de los términos y condiciones de la transacción.
¿Para qué sirve una factura?
Las principales funciones de este documento incluyen servir como registro contable, facilitar el control financiero y promover un comprobante de pago para las transacciones. Además, son importantes para el cumplimiento de las obligaciones legales ante las autoridades y funcionan como instrumento de negociación en caso de conflicto.
Registro contable
Como documento de venta y comprobante de pago, la factura sirve para llevar un registro preciso de lo que se comercializó en un determinado período y cuáles fueron los ingresos obtenidos por la empresa.
Control financiero
Cuando conoces las características de una factura, también puedes utilizarla para verificar los pagos realizados y pendientes, así como identificar cualquier error o discrepancia en las transacciones.
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Cumplimiento de obligaciones legales
Más que un documento conveniente para organizar la vida financiera de una empresa, las facturas tienen valor legal y deben emitirse y conservarse de acuerdo con las regulaciones de cada lugar.
Instrumento de negociación
En caso de conflicto con clientes o proveedores, las facturas pueden servir como medio de negociación al especificar los términos y condiciones del acuerdo comercial.
¿Cuáles son las características de una factura?
En México, las características del comprobante de pago varían según el puesto que ocupes en la transacción comercial –es decir, si eres la empresa que emite la factura o el cliente que la recibe.
Las normas son establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y, por lo general, una factura debe:
- Ser emitida por el vendedor o prestador del servicio;
- Contener el nombre y la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) tanto del emisor como del receptor;
- Especificar el valor unitario de los bienes o servicios, la cantidad y el monto total de la operación;
- Incluir el impuesto al valor agregado (IVA) desglosado y su monto total;
- Contar con un folio fiscal y un sello digital que garantice su autenticidad;
- Ser emitida en formato electrónico (CFDI) en la mayoría de los casos, aunque también se puede emitir en formato físico.
¿Qué tipos de facturas existen en México?
Ahora que sabes qué es una factura y por qué es importante emitirla, también es interesante entender los principales tipos que existen en México y cuándo debes usarlas.
Factura electrónica (CFDI)
Como el nombre lo sugiere, CFDI es una factura emitida y transmitida en formato electrónico a través del sistema del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Factura impresa
Es la factura que se emite en papel. Si la usas, cuida de ingresar todos los datos fiscales del emisor y receptor.
Diferencias entre factura y nota fiscal
| CONCEPTO | DEFINICIÓN |
| Factura | Es un documento que se emite como comprobante fiscal de una operación de compra-venta y tiene validez fiscal. |
| Nota fiscal | Es un término utilizado en algunos países latinoamericanos, como Brasil, para referirse a la factura. |
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