Una de las operaciones más habituales en el departamento financiero de una empresa es la emisión de facturas a los clientes. En México, este proceso es completamente digital y está organizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Sin embargo, a veces las cosas no salen como se espera y es necesario cancelar el comprobante de una transacción –que puede haberse completado o no.
En este artículo te explicamos cómo cancelar una factura electrónica paso a paso, así como las circunstancias en las que puedes y no hacerlo.
¿Anulación, eliminación o revocación de factura?
Antes de aprender cómo cancelar una factura, es importante aclarar que hay diferencias de nomenclatura:
| PROCESO | DEFINICIÓN |
| Anulación de factura | Es el proceso de cancelar una factura emitida previamente debido a errores en su contenido o en su proceso de emisión. En este caso, no hubo una operación comercial efectiva. Debe realizarse dentro del mismo mes en que se emitió. También es necesario emitir una nueva factura que corrija los errores. |
| Eliminación de factura | Es el proceso de excluir una factura ya registrada en el sistema del SAT, por motivos de duplicidad o falsedad (es decir, que no corresponde a una operación real). Solo es posible hacerlo a través del portal del SAT dentro de los cinco días siguientes a su emisión. |
| Revocación de factura | Es el proceso de cancelación de una factura registrada en el sistema del SAT, pero que corresponde a una operación comercial real. Se utiliza cuando existen errores en la operación o porque se ha detectado algún tipo de fraude o simulación fiscal. Puede ser solicitada por el emisor o el receptor de la factura, siempre y cuando ambos estén de acuerdo con la cancelación. |
¿Qué hacer para cancelar una factura electrónica?
Bajo el nuevo esquema estabelecido por el SAT, las empresas que deseen cancelar una factura electrónica deben:
- Solicitar el procedimiento en el sistema del SAT
- Elegir uno de los cuatro motivos para cancelación
◦ “01” Comprobantes emitidos con errores con relación;
◦ “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación;
◦ “03” No se llevó a cabo la operación;
◦ “04” Operación nominativa relacionada en una factura global. - Esperar la aceptación por parte del receptor de la solicitud de cancelación
◦ En los casos aplicables, el receptor tiene tres días hábiles a partir de la recepción de la solicitud para hacerlo.
◦ Si tu solicitud no requiere aceptación del receptor, la factura se cancelará inmediatamente.
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¿Cómo cancelar una factura en el SAT?
1 – Accede al portal del SAT con tu Registro Federal de Contribuyente (RFC) y contraseña;
2 – Inicia sesión y dirígete a la sección de “Facturación”. Luego selecciona la opción de “Cancelación de facturas”;
3 – Elige la factura que deseas cancelar y verifica que cumpla con uno de los motivos para revocación. Si todo te parece bien, presiona el botón de “Solicitar cancelación”;
4 – El sistema te mostrará un mensaje de confirmación, donde se te indicará que se enviará una solicitud de cancelación al receptor de la factura;
5 – El receptor de la factura recibirá una notificación por correo electrónico con la solicitud de cancelación, y tendrá un plazo de 72 horas (o tres días hábiles) para aceptarla o rechazarla;
6 – Una vez que el receptor haya aceptado la cancelación, el SAT te enviará una notificación confirmando que la factura ha sido cancelada correctamente.
Recuerda que a menudo este proceso también se puede realizar en un software autorizado por el gobierno.
Ahora que ya sabes cómo cancelar una factura en el SAT, hay otros detalles que necesitas tener en cuenta. Sigue leyendo.
¿Cuánto cobra el SAT por cancelar una factura?
Hasta el momento, el SAT no cobra ninguna tarifa por la cancelación de facturas electrónicas. Se trata de un proceso gratuito realizado a través de su portal que no genera costos adicionales para los contribuyentes.
Sin embargo, la emisión inadecuada o anulación de facturas fuera de los plazos o condiciones establecidos por las autoridades fiscales puede generar sanciones o multas.
Si tienes dudas sobre una situación específica, te recomendamos que busques una asesoría fiscal para evitar problemas.
¿En qué casos no se puede realizar la anulación de factura?
- Cuando la factura ya fue utilizada en alguna declaración de impuestos;
- Cuando la factura ha sido objeto de revisión o auditoría por parte del SAT;
- Cuando han transcurrido más de tres días hábiles desde la emisión o recepción de la factura;
- Cuando, en los casos aplicables, el receptor de la factura no ha autorizado la cancelación;
- Cuando la factura ha sido emitida por un tercero no autorizado.
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