¿Cómo aceptar la cancelación de una factura en México?

Dominar el proceso de facturación es fundamental para cualquier dueño de empresa. 

Después de todo, el registro adecuado de las entradas y salidas de productos es fundamental para mantener el control sobre el nivel de existencias —además de mantenerte al día ante las autoridades fiscales.

En este artículo te explicaremos cómo aceptar la cancelación de una factura paso a paso. ¿Empezamos?

¿En qué consiste la cancelación de una factura?

También conocido como revocación, el proceso de cancelación se refiere a la anulación de una factura que ha sido registrada en el sistema del Servicio de Administración Tributaria (SAT), pero que corresponde a una transacción comercial legítima.

Este proceso se lleva a cabo cuando se detectan errores en la operación o se sospecha de fraude o simulación fiscal.

Tanto el emisor como el receptor de la factura pueden solicitar su cancelación, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo en hacerlo.

👉 Te recomendamos leer: ¿Cómo cancelar una factura en México? [TUTORIAL DE 6 PASOS]

¿Cuándo NO se puede cancelar una factura?

• Si la factura ya ha sido utilizada en alguna declaración de impuestos;
• Si la factura ha sido sometida a revisión o auditoría por parte del SAT;
• Si han transcurrido más de tres días hábiles desde la emisión o recepción de la factura;
• Si el receptor de la factura no ha autorizado la cancelación, en los casos en que sea aplicable;
• Si la factura ha sido emitida por un tercero no autorizado.

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¿Cómo aceptar la cancelación de una factura?

1. Verifica la solicitud de cancelación

El primer paso es revisar cuidadosamente la solicitud de cancelación que el cliente te ha enviado. Verifica si todas las informaciones necesarias han sido completadas, en especial los datos de la factura y el motivo de la cancelación.

2. Comunícate con el cliente

Enseguida, ponte en contacto con el cliente para confirmar el deseo de cancelar la factura. 

También es una oportunidad para obtener información adicional para el proceso o aclarar algún punto que no te haya quedado claro.

Es mejor que lo hagas a través del correo electrónico para tener un registro del intercambio de mensajes.

3. Revisa la validez de la solicitud

El tercer paso consiste en verificar la validez de la solicitud de cancelación según los parámetros establecidos por el SAT:

• “01” Comprobantes emitidos con errores con relación;
• “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación;
• “03” No se llevó a cabo la operación;
• “04” Operación nominativa relacionada en una factura global.

Además de elegir uno de los motivos arriba, el cliente debe realizar la solicitud dentro del plazo establecido por el SAT para cancelar facturas –y no debe existir una nota de crédito emitida previamente para esa factura.

4. Confirma la aceptación de la solicitud

Si has verificado la solicitud de cancelación y crees que está todo bien, puedes confirmar al cliente que la aceptas. Puedes hacerlo por escrito, en el correo electrónico, o mediante un documento formal. Lo importante es que indiques claramente que has aceptado cancelar la factura.

5. Informa la cancelación

Para aceptar una cancelación no basta con comunicar al cliente. También debes emitir una nota de crédito correspondiente a la factura cancelada, la cual debe contener los datos necesarios para reflejar el proceso que recién has realizado.

Asimismo, debe ser timbrada electrónicamente por un proveedor de certificación autorizado por el SAT y luego enviada al cliente por correo electrónico u otro medio acordado.

6. Actualiza tus registros contables

Desde el punto de vista de la gestión contable, debes registrar tanto la cancelación de la factura como la emisión de la nota de crédito.

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