La transformación digital ha cambiado drásticamente la forma en que las empresas realizan sus operaciones. Cada día que pasa, más sistemas, aplicaciones y plataformas se incorporan al flujo de trabajo con la esperanza de hacerlo más práctico.
Si alguna vez has querido que todas las herramientas funcionen en armonía, es hora de aprender cómo integrar sistemas de gestión. En este artículo verás:
- la definición y la importancia de la integración de procesos;
- los beneficios y los métodos de unificación;
- un paso a paso con estrategias para implementar sistemas integrados de gestión;
- una herramienta que puede hacerte la vida más fácil.
¿Qué es la integración de procesos?
El concepto se refiere a la acción de conectar diferentes actividades de una organización para mejorar su eficiencia. Puede implicar la unificación de herramientas, sistemas, personas, departamentos, proveedores, entre otros.
En el contexto de la integración de software empresarial, el objetivo es crear un ambiente de trabajo productivo, colaborativo y eficiente. Con todos los puntos de contacto operando en sincronía, aumentan las posibilidades de anticipar problemas, oportunidades y tendencias.
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¿Por qué integrar sistemas de gestión?
De acuerdo con un estudio reciente, las empresas utilizan, en promedio, 1.061 aplicaciones diferentes –sin embargo, menos de un tercio están integradas en los sistemas existentes.
Este es un problema grave, porque hace que las organizaciones tengan un flujo de trabajo fragmentado, ineficiente y propenso a errores.
En efecto, la desintegración puede socavar la comunicación interna y aumentar los conflictos laborales que, a su vez, pueden reflejarse en un mal servicio al cliente.
Para que te hagas una idea, el 70% de los clientes espera que cualquier persona con la que se relacione tenga el contexto completo. Si esta expectativa no se cumple, no dudarán en buscar a tus competidores.
Beneficios de integrar sistemas de gestión
- Equipo colaborativo: Un ambiente de trabajo integrado mejora la comunicación entre los profesionales, lo que fortalece la cultura organizacional y genera sentido de pertenencia.
- Operaciones eficientes: Al aprender cómo integrar sistemas de gestión, dejas de perder tiempo en tareas repetitivas y logras automatizar procesos frecuentes.
- Reducción de errores: En algunas industrias, como la ciberseguridad, los errores humanos representan más del 90% de los problemas operativos. Si no quieres que esta sea tu realidad, es fundamental comprender cómo utilizar la tecnología a tu favor.
- Mayor productividad: Cuando los empleados no tienen que cambiar entre diferentes herramientas, tienen más tiempo para concentrarse en su trabajo y generar resultados para tu negocio.
¿Cuáles son los métodos utilizados para integrar sistemas de gestión?
Al planificar la integración de sistemas de gestión de procesos, las empresas pueden adoptar cuatro perspectivas.
- Unificación de aplicativos: se trata de hacer que todas las apps utilizadas por una organización compartan conocimiento útil en el mismo lugar.
- Integración de procesos: en este caso, la idea es mejorar la forma en que las personas realizan sus actividades, por lo que el foco estará en las rutinas de trabajo.
- Reunión de datos: aquí, el objetivo es evitar que se pierdan datos valiosos por la falta de una estrategia centralizada de recolección, almacenamiento, tratamiento y análisis.
- Conexión de dispositivos: también conocido como interoperabilidad, este tipo de integración busca que los aparatos tecnológicos (computadoras, servidores, plataformas y sistemas) operen de manera coherente entre sí.
👉 Ahora que ya sabes cuáles son los métodos utilizados para integrar sistemas de gestión, te recomendamos leer: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.
¿Cómo integrar sistemas de gestión?
Define lo que quieres integrar
Las mejores estrategias para implementar sistemas integrados de gestión empiezan por un elemento básico: las necesidades de la empresa. Dictarán no solo las características esenciales de la plataforma unificadora, sino también el método ideal para hacer avanzar este proceso.
Evalúa las opciones disponibles en el mercado
Una vez que tienes claras tus necesidades, es hora de establecer un presupuesto y buscar proveedores en el mercado. Recuerda que existen soluciones para empresas de todos los tamaños, pero la herramienta elegida debe ser capaz de crecer al ritmo de tu negocio.
Asigna responsables por la integración
No importa si tienes 5, 10 o 200 empleados. Es fundamental que al menos un profesional se encargue de supervisar el proceso de integración de herramientas, procesos y personas.
Con un seguimiento cuidadoso, es posible tomar decisiones estratégicas en el momento adecuado, además de prevenir la escalada de cualquier problema o adversidad.
Establece métricas de éxito
También conocido como Key Performance Indicators (KPI), los indicadores clave de rendimiento te ayudan a tener un parámetro objetivo acerca del desempeño de los procesos y profesionales.
En la práctica, será útil establecer un ‘antes y un después’ de la integración. Estas son cifras que te ayudarán a saber, por ejemplo:
- cuál es el volumen de pedidos a través de cada canal de venta;
- cuántos tratos cerró cada vendedor;
- en cuánto % aumentó la eficiencia de los procesos;
- cuánto tarda un cliente en ser atendido, entre otros.
Implementa medidas de mejora continua
Después de integrar los sistemas de gestión, puedes utilizar los KPI establecidos para monitorear el desarrollo de tu empresa e identificar oportunidades de mejora. Así, tu negocio estará siempre a la vanguardia de las mejores prácticas.
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En este artículo aprendiste qué es la integración de procesos, por qué es importante y cuáles son las ventajas de llevarla a cabo. También viste los principales métodos de unificación y un paso a paso sencillo de cómo integrar sistemas de gestión.
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