Si eres dueño de una pyme en México, necesitas aprender qué es el XML de una factura. Después de todo, este formato de archivo es el estándar establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) del país y su uso es obligatorio para cualquier negocio que desee cumplir con los requisitos de las autoridades fiscales.
💡 Resumen
- ¿Qué es el XML de una factura? Es un archivo digital que estructura la información fiscal en formato Extensible Markup Language (XML).
- ¿Para qué sirve el XML de una factura? Sirve para validar transacciones ante autoridades fiscales, optimizar la gestión contable y facilitar el intercambio de información entre sistemas, lo que garantiza la precisión y el cumplimiento tributario.
- ¿Cómo sacar el XML de una factura electrónica en México? Basta con que la solicites a tu emisor o la descargues desde el Sistema de Administración Tributaria.
¿Qué es el XML de una factura?
El XML de una factura se refiere a un tipo de archivo que utiliza el lenguaje de marcado extensible (XML) para almacenar y transmitir información fiscal o contable entre contribuyentes y autoridades en México.
Este formato de archivo es parte de los estándares establecidos por el Servicio de Administración Tributaria, la entidad encargada de regular y supervisar la facturación electrónica en el país.
Al generar o obtener una factura en formato XML, se asegura que la información contenida en la misma cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades mexicanas.
👉 Te recomendamos leer: ¿Cómo hacer una factura en el SAT? [GUÍA DE 6 PASOS]
Factura XML: ejemplo
Como verás a continuación, en el ejemplo de una factura XML, su formato no es intuitivo para el usuario común, sino que sirve para que sistemas inteligentes lo lean y extraigan la información necesaria sobre la transacción.
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¿Para qué sirve el XML de una factura?
El XML de una factura sirve para:
- estandarizar el formato de almacenamiento y transmisión de información fiscal y contable durante el proceso de facturación electrónica en México;
- estructurar la información de la factura de manera jerárquica y legible tanto para los seres humanos como para las máquinas;
- facilitar el procesamiento y la interoperabilidad entre diferentes sistemas y aplicaciones.
Desde el punto de vista de la gestión administrativa, entender qué es el XML de una factura también te ayuda a identificar tareas que pueden beneficiarse de la automatización durante el proceso de facturación.
Te damos un ejemplo. Ya que la información contenida en el archivo XML es fácilmente extraída, puedes utilizar un software empresarial para centralizar todos los procesos de una única interfaz, sin comprometer la integridad o la autenticidad de los datos.
👉 Quizás te interese leer: ¿Cómo descargar XML de una factura? [GUÍA PARA MEXICANOS]
¿Cuándo usar el XML de una factura en el SAT?
La respuesta corta es: siempre. Según las regulaciones fiscales vigentes, todas las facturas emitidas en México deben ser electrónicas y cumplir con los requisitos establecidos por el SAT.
Entre ellos está el formato XML para las facturas – como mencionamos, te permite estructurar y almacenar los datos de facturación de manera estandarizada, lo que facilita su procesamiento y verificación por parte de las autoridades fiscales.
¿Cómo sacar el XML de una factura en el SAT?
Sacar el XML de una factura en el SAT es más sencillo de lo que parece. Sigue estos pasos y descárgalo en minutos:
- Entra al portal del SAT: visita el sitio web oficial y haz clic en Buzón Tributario o Factura Electrónica.
- Inicia sesión: introduce tu RFC y Contraseña o usa tu e.firma (antes llamada FIEL).
- Accede a la consulta de facturas: en el menú, selecciona Factura Electrónica > Consultar y recuperar comprobantes.
- Filtra tu búsqueda: elige el periodo de tiempo y el tipo de consulta (por RFC, folio fiscal o monto). Luego, da clic en Buscar.
- Descarga el XML: aparecerá una lista de facturas. Identifica la que necesitas y haz clic en el ícono de descarga en formato XML. Si quieres, también puedes descargar el PDF.
- Verifica el archivo: una vez descargado, revisa que el archivo tenga la extensión .xml y guárdalo en un lugar seguro.
¡Listo! Ya sabes cómo sacar el XML de una factura electrónica en el SAT.
¿Cómo se utiliza XML en una factura electrónica?
Ahora que comprendiste qué es el XML de una factura, sabes que su uso es obligatorio siempre que emitas facturas en México. Consulta los tres pasos a continuación para entender cómo utilizarlo.
1. Genera el archivo XML
Para generar un archivo XML en el sistema del SAT necesitarás:
- los datos del emisor y receptor;
- la descripción detallada de los productos o servicios vendidos;
- el impuesto aplicable y el monto total de la factura.
2. Descarga el archivo XML
Luego para descargar el archivo XML deberás:
- acceder al sitio web del SAT y elegir la opción “Facturación” dentro del portal;
- seguir a la sección de “Mis facturas”, proporcionar tus datos de inicio de sesión –te pedirán tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y tu contraseña;
- localizar la factura que deseas obtener y seleccionar la opción “Descargar XML”;
Asegúrate de guardar el archivo XML en tu dispositivo, ya sea una computadora o un dispositivo móvil.
Además, es importante tener en cuenta que solo podrás descargar el archivo XML de una factura si ha sido emitida por un contribuyente que utiliza la facturación electrónica y ha autorizado su envío al SAT.
3. Envía la factura a los clientes
Por último, debes enviar la factura electrónica al cliente. Con la ayuda de un sistema de gestión podrás automatizar esta etapa fácilmente.
¿Cómo enviar el XML de una factura a un cliente?
Enviar el XML de una factura a tu cliente es rápido y sencillo. Sigue estos pasos y hazlo sin complicaciones:
1. Ubica el archivo XML
- Desde tu computadora: busca el archivo en la carpeta donde lo guardaste al descargarlo del SAT o de tu sistema de facturación.
- Desde el portal del SAT: si no lo tienes a la mano, sigue el paso a paso mencionado anteriormente en este artículo.
2. Redacta un correo electrónico
- Abre tu plataforma de correo (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.).
- Haz clic en Redactar o Nuevo correo.
- En el campo Para: escribe el correo electrónico de tu cliente.
- En el campo Asunto: coloca algo claro, como: Envío de factura XML – [Tu empresa o tu nombre].
3. Agrega un mensaje claro y amable
En el cuerpo del correo, escribe un mensaje breve. Por ejemplo:
- Estimado/a [Nombre del Cliente], adjunto encontrarás la factura correspondiente a tu compra/servicio. Cualquier duda, estoy a tu disposición.
Enseguida, busca el ícono de clip o Adjuntar archivo. Selecciona el archivo XML y, si es necesario, adjunta también el PDF de la factura.
Verifica que el archivo esté adjunto y que el correo esté bien escrito. Haz clic en Enviar.
¡Listo! Tu cliente recibirá el XML en su bandeja de entrada.
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En este artículo, aprendiste qué es el XML de una factura, para qué sirve este archivo y cuándo usarlo en el SAT en México. Sin embargo, esta es solo una pequeña parte del proceso de facturación de una empresa.
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