Aprender qué es timbrar una factura electrónica es fundamental para garantizar el cumplimiento de tus responsabilidades fiscales en México – sobre todo si tienes en cuenta que casi un tercio de las pymes fracasa por la mala administración de su negocio.
En este artículo descubrirás qué es y para qué sirve el timbrado de las facturas. También verás por qué es importante hacerlo si vendes en marketplaces, con ejemplo de factura timbrada para que sepas cómo identificarla. Además, entenderás cómo funciona el proceso desde el punto de vista técnico. ¿Empezamos?
💡 Breve resumen
- Cumplimiento fiscal y seguridad: El timbrado de facturas garantiza que cumplen con las disposiciones fiscales mexicanas, certifica su validez y ayuda a prevenir fraudes fiscales.
- Proceso de validación: Involucra la creación de la factura, firma digital, envío a un PAC, validación y timbrado por el PAC, y almacenamiento de la factura timbrada.
- Diferencias en marketplaces: La responsabilidad del timbrado puede recaer en el marketplace o el vendedor, con automatización facilitando la emisión de facturas y una gestión más compleja en comparación con tiendas en línea propias.
¿Qué es timbrar una factura?
Timbrar una factura significa validar electrónicamente su contenido y asignarle un folio fiscal único. Este proceso es obligatorio en muchos países y se refiere a la acción de incorporar un sello digital que certifica la autenticidad y validez del documento.
👉 Ya sabes qué es el timbrado de facturas electrónicas. Entérate sobre los tipos de uso de CFDI y cómo identificar sus 6 modelos.
¿Para qué sirve el timbrado de las facturas?
En México, el timbrado de facturas es un proceso que sirve para:
- garantizar el cumplimiento fiscal – es obligatorio según las disposiciones fiscales mexicanas, como el Código Fiscal de la Federación y la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
- certificar la validez y la aceptación del CFDI – al timbrar una factura, se asegura que cumple con los requisitos fiscales y puede ser presentada ante las autoridades correspondientes.
- brindar seguridad y control a las partes interesadas – ayuda a prevenir fraudes fiscales y facilita el seguimiento de las transacciones comerciales.
- facilitar la contabilidad: al contar con un registro electrónico, simplificas la contabilidad y la presentación de declaraciones fiscales.
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¿Por qué timbrar es importante en la facturación en línea para marketplaces?
El timbrado de facturas en un marketplace y en una tienda en línea propia sirve para cumplir con las obligaciones fiscales y garantizar la validez fiscal de las transacciones. Sin embargo, hay diferencias importantes:
- Responsabilidad fiscal: la responsabilidad del timbrado puede recaer en la plataforma misma o en el vendedor, según las políticas del marketplace. En una tienda en línea propia, la responsabilidad recae totalmente en su propietario.
- Automatización: en un marketplace, el timbrado de facturas puede estar automatizado como parte del proceso de venta, facilitando la emisión de facturas para los vendedores. En una tienda en línea propia, la automatización depende del software que se utilice.
- Control y gestión: el control y la gestión de las facturas suelen ser más complejos en los marketplaces debido a la diversidad de vendedores y productos. En una tienda en línea propia, el control y la gestión son más directos y personalizados.
👉 Si ya dejaste de preguntarte qué es timbrar una factura, profundiza tus conocimientos en otro aspecto de tu negocio: ¿Cómo vender en marketplaces sin errores? [PASO A PASO].
¿Cómo ocurre el timbrado de facturas en México?
1. Generación de la factura
El proceso comienza con la creación de la factura electrónica. Con un software de facturación autorizado, el emisor (vendedor) introduce todos los datos necesarios en el sistema: información del emisor y receptor (nombre, RFC, dirección), descripción de los productos o servicios, cantidades, precios unitarios, impuestos aplicables y total a pagar.
Este software debe cumplir con los requisitos del SAT (Servicio de Administración Tributaria) y generar un archivo en formato XML con todos estos datos.
👉 Lee más: ¿Qué es el XML de una factura y para qué sirve en México?
2. Firma digital
Una vez generada la factura en formato XML, el siguiente paso es aplicar una firma digital. El emisor utiliza su Certificado de Sello Digital (CSD), otorgado por el SAT, para firmar la factura electrónicamente. Esta firma asegura la integridad y autenticidad del documento, evitando alteraciones posteriores. La firma digital se añade al archivo XML, convirtiéndolo en un documento seguro y confiable.
👉 Comprende también cómo endosar una factura en México paso a paso.
3. Envío al PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)
El archivo XML firmado se envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Los PACs son entidades autorizadas por el SAT para validar y certificar facturas electrónicas. El emisor debe seleccionar un PAC de su preferencia y enviarle el archivo XML para su validación.
4. Validación y timbrado por el PAC
El PAC recibe el archivo XML y realiza una serie de validaciones para asegurar que cumple con todas las normas fiscales y requisitos técnicos establecidos por el SAT. Si la factura cumple con todos los criterios, el PAC le añade un timbre fiscal digital (CFDI), que incluye un sello del SAT, la fecha y hora de certificación, y un folio fiscal único. Este timbre confirma la validez de la factura.
5. Recepción y almacenamiento de la factura timbrada
Una vez timbrada, el PAC devuelve la factura al emisor, quien debe enviar una copia al receptor (cliente) por medios electrónicos (correo, portal de clientes, etc.). Tanto el emisor como el receptor deben almacenar la factura timbrada durante el periodo que establece la ley fiscal para futuras referencias o auditorías.
Este proceso garantiza que todas las facturas electrónicas en México sean auténticas, íntegras y estén debidamente registradas ante el SAT, cumpliendo con la normativa fiscal vigente. 💪
Ejemplo de factura timbrada
Una vez que sepas qué es timbrar una factura electrónica, quizás te preguntes cómo identificar una. Es sencillo: accede al CFDI que deseas chequear y busca por una sección como esta de la imagen a continuación.
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