¿Cómo hacer un inventario eficiente? Guía paso a paso

Si alguna vez te has preguntado cómo hacer un inventario de manera eficiente, te tenemos cubierto.

Ya sea que administres una pequeña tienda local o que tengas planes para ampliar tu comercio electrónico, hacer un seguimiento adecuado de los niveles de existencia es fundamental para tu éxito.

En este artículo, te explicaremos cómo empezar un inventario desde cero. Aquí descubrirás:

• qué necesitas antes de llevar a cabo esta actividad;
• cómo hacerla paso a paso;
• cómo organizar y analizar los datos;
• consejos para mantener tu inventario actualizado de forma continua.

¿Qué necesitas antes de hacer un inventario?

Antes de embarcarte en el control de inventario, es crucial tener una planificación adecuada. Esto incluye:

1 – Establecer un plan de acción

Determine qué elementos se incluirán en esta actividad y cuánto tiempo le dedicará. Esto es especialmente importante si almacena productos en más de un lugar, como una tienda y un almacén. Recuerda: cuanto más específico seas, mejor.

2 – Elegir el momento adecuado

Hacer un inventario es algo que requiere mucha atención. Por lo tanto, se recomienda evitar períodos de alta demanda o estrés. Además, es importante que consideres la disponibilidad de tu equipo.

3 – Asignar responsabilidades

Como dueño de una pequeña empresa, probablemente no tenga muchos empleados a tu disposición, pero eso no es un problema. Al asignar responsabilidades específicas a las personas de tu equipo, tendrán claro lo que deben hacer y podrán ser más productivos.

4 – Obtener herramientas y preparar los recursos

Si estás considerando aprender cómo hacer un inventario a mano en el cuaderno, olvídalo. Además de aumentar las posibilidades de errores, como invertir números e ingresar datos duplicados, consume mucho tiempo.

Idealmente, debes utilizar la función de “inventario” en un sistema de gestión. Pero si esto no es una posibilidad, usa hojas de cálculo de Excel o de un software similar.

También es bueno que prepares etiquetas, marcadores u otros materiales de identificación.

¿Cómo hacer un inventario eficiente paso a paso?

1 – Establece el alcance del inventario

Al buscar un ejemplo de cómo hacer un inventario, lo primero que debes tener en cuenta es el alcance. Es decir, qué elementos vas a incluir o no en este recuento.

Si tienes una tienda física, puedes optar por hacer un conteo de los elementos que están expuestos al público, los que están almacenados en el depósito, o ambos.

En cualquier caso, es necesario tener esto claro desde el principio para ahorrar tiempo y evitar trabajos innecesarios.

2 – Elige una metodología

No importa si quieres entender cómo hacer un inventario de una tienda pequeña o de una tienda grande: es necesario elegir una metodología adecuada a la realidad de tu negocio.

Existen varios modelos en el mercado, de los cuales destacan cinco:

• Control de inventarios periódico: Se trata del recuento físico de los productos disponibles en un intervalo de tiempo determinado –por ejemplo, al final del mes o del año.
• Control de inventarios perpetuo: Gestiona y controla el inventario en tiempo real con la ayuda de un software especializado. 
• Control de inventarios de ciclo: Revisa y analiza los movimientos de entrada y salida en un ciclo determinado, generalmente de forma semanal o mensual.

• Control de inventarios ABC: Basado en la ley de Pareto, clasifica los productos de una compañía en función de su importancia relativa en términos de valor monetario y de la frecuencia con la que se venden.
• Control de inventarios JIT: Conocido como modelo “justo a tiempo“, busca mantener los niveles de inventario al mínimo posible para reducir los costos de almacenamiento y minimizar el riesgo de obsolescencia de los productos.

👉 ¿Quieres conocerlos en detalle? Te recomendamos leer: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.

3 – Recopila los datos

Durante la etapa de recopilación de datos de inventario, es importante utilizar técnicas y herramientas adecuadas. Como mencionamos, puedes optar por hojas de cálculo, software de inventario o soluciones tecnológicas específicas.

Ten en cuenta que, según Forbes, la automatización de tareas repetitivas suele dar como resultado un ahorro de costes de hasta un 75%.

En efecto, sumarte a la transformación digital y usar un software especializado te permitirá registrar de manera ordenada y eficiente los detalles de tu catálogo de productos.

4 – Organiza y analiza la información obtenida

Una vez que hayas recopilado los datos de inventario, deberás organizarlos y clasificarlos de manera coherente. Una buena estratégia es utilizar gráficos y tablas para facilitar la comprensión.

Este es el momento de identificar tendencias, patrones o discrepancias en tus existencias. Si llevas esta actividad a cabo con la ayuda de un software especializado, es posible que genera este tipo de informe de manera automática para ti

Sin embargo, te toca a ti la tarea analítica. Al interpretar los resultados, presta atención a las variaciones significativas y toma medidas para corregir cualquier desajuste.

Mejores prácticas para mantener el inventario organizado

Ahora que ya sabes cómo hacer un inventario eficiente desde cero, te brindamos algunos consejos para garantizar la mejora continua de procesos en tu empresa.

• Configura alertas de inventario bajo: Saber exactamente cuando los niveles de inventario alcancen un umbral mínimo te ayudará a programar la reposición en el momento oportuno y mantener el control sobre las entradas/salidas de productos.
• Capacita al personal: La mejor manera de garantizar que tu inventario se mantenga actualizado es capacitar a tus empleados para que te ayuden. Sin embargo, estudios indican que casi el 60% de los profesionales no reciben ningún tipo de entrenamiento en sus trabajos.

Gestiona tu inventario con Bling

Luego de aprender cómo hacer un inventario eficiente, una cosa queda clara: la tecnología es un elemento fundamental del éxito de cualquier empresa que quiera mantener sus niveles de existencias organizados y actualizados.

Bling, por ejemplo, es un sistema de gestión completo, que ayuda empresas de todos los tamaños a ganar visibilidad sobre los procesos internos, automatizar tareas repetitivas e impulsar la productividad.

Tras nuestro éxito en Brasil, llegamos a México para potenciar negocios como el tuyo con nuestro software, que te permite:

• Gestionar tu catálogo de productos, para que toda la información sobre los artículos que vendes, incluyendo códigos, descripciones y precios no consuman su precioso tiempo;
• Sincronizar tu inventario a través de múltiples canales, para que la disponibilidad de tus productos en tiendas físicas, online y marketplaces esté siempre actualizada;
• Almacenar datos de clientes y proveedores para optimizar el servicio y generar facturas rápidamente;
• Emitir informes personalizados según las necesidades de tu empresa.

¿Te animas a descubrir cómo podemos hacerte la vida más fácil? Consulta nuestra página de funcionalidades.