Sistema de control de inventarios automatizado [4 ventajas]

Los emprendedores que deciden llevar adelante un negocio con pocos empleados son cada vez más. Sin embargo, esto no es tarea fácil.

Según el informe 2023 de la OECD sobre pymes, la cantidad de microempresas –aquellas con menos de 9 empleados– aumenta día a día en el mundo. 

Entre los principales desafíos que señala el estudio, se encuentran la dificultad para conseguir personal capacitado y el desafío de entrar en la era digital.

Afortunadamente, existen formas sencillas de aprovechar la tecnología para suplir la falta de personal y traer la tan preciada digitalización a tu empresa. Hoy aprenderás cómo puedes aprovechar programas informáticos para automatizar esta tarea crucial en las pequeñas empresas.

Prepárate para descubrir:

• qué es un sistema automatizado de control de inventarios;
• cómo automatizar el inventario;
• 4 beneficios de esta herramienta;
• ¿Cuál es la solución para un control de inventarios automatizado?.

¿Qué es el sistema de control de inventarios automatizado?

Un sistema de control de inventarios automatizado es una herramienta que permite gestionar el stock de manera precisa y eficiente. Sirve para rastrear automáticamente las entradas y salidas de productos en tiempo real utilizando tecnología, en vez de métodos manuales como las anotaciones en papel o en Excel.

El funcionamiento del sistema automatizado es sencillo. Se basa en el uso de un software especializado y dispositivos como lectores de códigos de barras o escáneres que registran cada movimiento de los productos, ya sea dentro de la empresa o una vez que fueron vendidos.

De esta manera, siempre tendrás una visión clara y al día del stock de tu negocio o almacén.

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Cómo automatizar el inventario

Primero necesitas un software de gestión de inventarios adecuado para tu negocio. Este tipo de programa está diseñado para facilitar la entrada de datos y proporcionar una vista panorámica del inventario. 

A continuación, te mostramos algunos pasos para automatizar tu inventario:

1 – Digitalizar el inventario 

Transfiere todos los datos al software. Esto incluye descripciones de productos, códigos de barras, cantidades disponibles y precios.

2 – Incorporar códigos de barras

Utiliza lectores de códigos de barras para escanear tus productos y actualizar automáticamente el sistema con cada venta o movimiento.

3 – Actualizar en tiempo real

Registra cada movimiento de tus productos para mantener tu inventario actualizado. Esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre qué productos necesitas reabastecer o cuáles puedes promocionar para deshacerte del excedente.

4 – Establecer márgenes de reabastecimiento 

Configura alertas automáticas para enterarte cuando un producto alcanza un nivel determinado. Así evitarás quedarte sin stock cuando más lo necesitas.

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Ventajas de un sistema de control de inventarios automatizado

La gestión ineficaz de la cadena de suministro provoca pérdidas de más de 1,8 billones de dólares al año en negocios minoristas de todo el mundo.

La automatización del inventario aporta 4 ventajas esenciales para tu negocio:

1 – Reducción de errores

Al evitar la entrada manual de datos, se minimizan los errores humanos y se mejora significativamente la precisión del inventario. Las inexactitudes en el inventario pueden llevar a pérdidas financieras y afectar la satisfacción del cliente. Gracias a la automatización, estos riesgos se reducen considerablemente.

2 – Ahorro de tiempo y costos

La automatización agiliza todo el proceso de gestión de inventario. Antes, era común dedicar horas a realizar recuentos manuales. Sin embargo, con la automatización, los datos se actualizan en tiempo real, lo que implica menos tiempo invertido en tareas repetitivas.

Este ahorro de tiempo no solo aumenta la productividad, sino que también se traduce en un ahorro significativo en costos operativos.

3 – Optimización de espacio

Mediante un sistema de control de inventarios automatizado, sabrás exactamente qué productos tienes en stock y en qué cantidad. Esto te permitirá evitar excesos innecesarios y aprovechar al máximo el espacio disponible.

4 – Mejora del servicio al cliente

Con un stock siempre actualizado, responderás a las demandas de tus clientes de manera más efectiva, podrás evitar retrasos en las entregas y mejorar así tu atención al cliente.

Un inventario bien administrado es el primer paso para entregar tus pedidos a tiempo, lo que fortalece la reputación de tu negocio y fomenta la fidelidad de tus clientes.

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¿Cuál es la solución para un control de inventarios automatizado?

Como viste, la gestión automática del inventario puede traer grandes beneficios a un negocio. La automatización te brinda precisión, eficiencia y ahorro de tiempo, lo que es especialmente valioso para empresas pequeñas con recursos limitados. 

Sin embargo, en una pyme hay muchas tareas por resolver. Mantener un inventario actualizado es solo una pieza del rompecabezas. También debes lidiar con la gestión de personal, contabilidad, ventas, marketing y más.

La falta de tiempo y recursos puede dificultar la implementación de un sistema de control de inventarios automatizado. Es aquí donde un ERP (Enterprise Resource Planning) puede colaborar con tu productividad.

Un ERP es una herramienta integral que ayuda a centralizar y simplificar la gestión de diferentes aspectos de tu negocio. Desde el inventario hasta la facturación, pasando por las ventas y los registros, un ERP te permite tener una visión completa de todas las áreas de tu empresa. 

Al unificar la información y los procesos, podrás tomar decisiones informadas y estratégicas para impulsar el crecimiento de tu negocio.

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En este post aprendiste qué es y cómo funciona el sistema automatizado de inventario. También viste la forma en la que la tecnología puede facilitar la gestión de tu negocio y ayudarte a lograr tus objetivos empresariales.

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Recuerda que la tecnología está a tu disposición para ayudarte a alcanzar tus metas. ¡Consulta nuestros planes y funciones de control de inventario y prepárate para el éxito!