Las pérdidas relacionadas con la distorsión del stock son un problema para las empresas a nivel global. De hecho, se calcula que sin esta dificultad las ventas podrían elevarse más de un 10%. En este contexto, te interesará explorar las ventajas del control de inventarios automatizado.
Conocerlas es esencial para aprender cómo optimizar la eficiencia operativa y garantizar la disponibilidad de productos cuando tus clientes los necesitan
En este post descubrirás:
- cuáles son los beneficios del sistema de control de inventarios;
- cómo llevar un buen control de inventarios;
- cuáles son las consecuencias de no tener un sistema de inventarios bajo control.
3 ventajas del control de inventarios automatizado
En un mundo empresarial cada vez más digital y competitivo, donde la automatización es una de las principales tendencias en tecnología, las ventajas del control de inventarios sistemático lo posicionan como una opción superadora con respecto a los métodos de control manual.
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Estos son tres de los principales beneficios del sistema de control de inventarios:
1 – Velocidad
Mientras que la gestión manual implica procesos lentos y laboriosos –como la actualización de registros o el conteo periódico para confirmar la congruencia de los datos–, el control automático realiza estas tareas en una fracción del tiempo.
Cuando se produce una venta, el sistema ajusta los niveles de inventario en forma instantánea, sin que tengas que modificar tú mismo la información. Esto supone un importante ahorro de tiempo que podrás invertir en tareas más relevantes, como el trato con el cliente.
2 – Visibilidad en tiempo real
La inmediatez es otra de las ventajas del control de inventarios automático. Al disponer de datos actualizados segundo a segundo, podrás optimizar la gestión de existencias, mejorar la planificación de la cadena de suministro y ajustar tus estrategias de venta para satisfacer las demandas del mercado.
3 – Reducción de costos
La rigurosidad de la información que aportan estos sistemas se traduce en otro beneficio: la minimización de las pérdidas financieras. Cuando tienes la capacidad de anticipar y abordar de manera proactiva desafíos potenciales, puedes mantener un inventario saludable.
Por ejemplo, al identificar artículos que presentan un movimiento lento puedes implementar medidas como ajustar los precios, lanzar promociones o realizar liquidaciones. A la inversa, si un producto presenta alta demanda, puedes reponerlo a tiempo para evitar su escasez.
La inversión en tecnología informática para el control de inventarios se convierte así en una estrategia rentable para garantizar una gestión eficiente y económica de los recursos.
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¿Cuáles son las consecuencias de no tener un sistema de inventarios bajo control?
Hasta ahora viste las ventajas del control de inventarios. Sin embargo, las razones para adoptar un sistema de control efectivo también se relacionan con los inconvenientes que trae la desprolijidad en este ámbito. Observa tres riesgos fundamentales:
1 – Sobreinversión en inventarios
La falta de un sistema de control efectivo puede resultar en la acumulación excesiva de existencias. Esto significa que inmovilizarás capital en productos que tardan en venderse, lo que afecta de manera negativa tanto la liquidez como la rentabilidad.
2 – Pérdida de clientes
La falta de disponibilidad de productos debido a un inventario mal gestionado puede llevar a que tus clientes se acerquen a tus competidores para buscar alternativas. Su insatisfacción podría no solo hacerte perder una venta, sino también afectar tu relación con el usuario a largo plazo.
Ten en cuenta que, en Latinoamérica, el 32% de los consumidores está dispuesto a dejar una marca después de una mala experiencia.
3 – Problemas financieros
La ausencia de visibilidad en los niveles de inventario complica la estimación precisa de los costos asociados con la gestión de existencias. Esto puede resultar en desafíos al planificar inversiones futuras.
El vacío de datos te pondrá en la riesgosa situación de tomar decisiones importantes sobre la base de estimaciones imprecisas. El resultado podría ser la asignación incorrecta de recursos financieros, ya sea al sobreinvertir en inventarios no rentables o al carecer de fondos para productos con alta demanda.
Cómo llevar un buen control de inventarios: 5 tips para el éxito
1 – Implementa un sistema de gestión de stock
Como ya viste cuáles son los beneficios del sistema de control de inventarios, no te sorprenderás de que el primer tip sea utilizar un software especializado. La automatización y los informes en tiempo real mejoran la precisión y la eficiencia.
2 – Realiza auditorías regulares
Llevar a cabo controles periódicos para comparar los registros del sistema con la realidad del almacén ayuda a identificar discrepancias y corregirlas antes de que se conviertan en problemas más grandes.
Si bien los sistemas automáticos son muy eficientes, situaciones como robos, extravíos o daños no registrados pueden generar divergencias entre los registros y la realidad del almacén. Es importante detectarlas a tiempo.
3 – Establece políticas de reorden
Si aún no definiste puntos de recompra y te preguntas cómo llevar un buen control de inventarios, este es un buen lugar para empezar. Para hacerlo, puedes aplicar esta fórmula sencilla:
Punto de reorden = (demanda diaria (en unidades) × tiempo de reposición) + Stock de seguridad
La idea principal es que calcules cuánto tiempo te tomará recibir una reposición una vez que realices un pedido y asegurarte de tener suficiente mercadería para cubrir la demanda durante ese período, incluso frente a situaciones imprevistas como un retraso en la entrega.
Tener estos márgenes en claro y respetarlos a rajatabla evita la falta de existencias y garantiza que tengas suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda siempre.
4 – Entrena al personal
Es importante que capacites a tu equipo tanto en el uso adecuado del sistema de control de inventarios como en la importancia de mantener registros precisos. Un equipo bien capacitado contribuye al éxito de tus operaciones.
En efecto, 8 de cada 10 ejecutivos creen que la participación de los empleados es muy importante para su empresa.
5 – Colabora con tus proveedores
Establecer una comunicación fluida con los proveedores para compartir información sobre la demanda y recibir entregas de manera oportuna también es muy importante. Esto reduce el riesgo de falta de productos y optimiza la cadena de suministro.
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En este post viste las ventajas del control de inventarios y los beneficios de usar programas automatizados para administrar el stock.
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