Programa en Excel para control de ventas [5 TIPS de uso]

¿Sabías que más del 30% de las actividades de ventas pueden realizarse de forma automática? Un programa en Excel para control de ventas permite utilizar fórmulas para ahorrar tiempo en los cálculos y gráficos para visualizar el progreso comercial de un negocio. 

Si quieres descubrir qué es Excel para emprendedores y cómo aprovecharlo al máximo en tu pequeño negocio en 2025, quédate por aquí y descubre cinco tips de gestión de ventas para pymes y cómo hacer un registro diario de tu actividad comercial.

💡 Resumen

• Un programa en Excel para control de ventas es una hoja de cálculo que sirve para registrar, analizar y gestionar las ventas de un negocio a bajo costo. 
• Esta herramienta permite un seguimiento eficiente de ingresos, productos, clientes y tendencias comerciales.
• Es especialmente útil para las ventas de e-commerce porque ayuda a gestionar grandes volúmenes de datos e integrar funciones como gráficos, filtros y tablas dinámicas. 

¿Qué es el programa en Excel para control de ventas?

El programa en Excel para control de ventas es una herramienta con la que puedes gestionar las actividades comerciales de tu negocio con facilidad. Sirve para llevar un registro detallado de las transacciones, los clientes y los productos vendidos.

Las hojas de cálculo de Excel son simples de utilizar y el software es muy completo, por lo que puedes aprovecharlo para administrar las ventas online en una pyme o e-commerce. A continuación, te mostramos cinco tips para hacerlo de forma simple y ágil.

1. Usa plantillas predeterminadas

Cuando quieras hacer un reporte de ventas en Excel, el programa ofrece una variedad de plantillas predefinidas que puedes aprovechar como punto de partida. 

Una vez que hayas encontrado una que te sirva de base, personalízala tanto como haga falta. Por ejemplo, puedes crear listas desplegables o generar permisos para acceder a determinadas secciones de la tabla.

2. Agrega un sistema de seguimiento de clientes

Utiliza el programa en Excel para control de ventas para crear una base de datos centralizada de tus compradores. Esto te permitirá encontrar de manera sencilla la información del cliente con apenas un comando, lo que facilitará la comunicación y el seguimiento de las relaciones comerciales.

3. Guarda tus comprobantes

Escanea o fotografía tus comprobantes de ventas, facturas y recibos y organízalos en carpetas en tu computadora o en la nube. Luego, vincula estos documentos a tu programa en Excel para control de ventas con hipervínculos para acceder a la información de respaldo.

4. Aprovecha las fórmulas y funciones de Excel

Una de las principales ventajas del programa en Excel para control de ventas de pequeños negocios es la automatización. Utiliza las fórmulas para realizar cálculos con velocidad. También puedes programar recordatorios para fechas de pago de facturas o seguimientos de clientes.

5. Haz un registro de ventas diario

Llevar un registro de ventas diario es fundamental para mantener un control preciso de las transacciones comerciales de tu pequeño negocio. Para eso, deberás registrar cada venta que ocurre a lo largo del día en una hoja de cálculo.

Si no sabes cómo hacerlo, no te preocupes, a continuación encontrarás una guía paso a paso.

¿Cómo organizar las ventas diarias de un negocio en Excel?

1. Crea la hoja de cálculo

Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo en blanco; o abre una plantilla en la que quieras registrar tus ventas diarias. A continuación, establece las columnas básicas en la primera fila y  etiqueta cada una con la información que deseas registrar.

Los rótulos más comunes para el registro de ventas diarias incluyen: 

• fecha;
• número de factura;
• cliente; 
• producto o servicio;
• cantidad;
• precio unitario;
• total.

Al usar el programa en Excel para control de ventas en pequeños negocios, puedes agregar también otras columnas según tus necesidades, como “Método de pago”, “Marketplace” o “Comentarios”. Aquí tienes un ejemplo:

👉 Ahora que sabes qué es Excel para emprendedores, también te puede interesar aprender cómo llevar un control de inventario en Excel.

2. Aplica fórmulas útiles

Existen varias funciones útiles para crear un reporte de ventas en Excel: 

• SUMA: utilízala para calcular el total de ventas, ingresos o productos vendidos. Por ejemplo, “=SUMA(D2:D10)” sumará los valores en el rango D2:D10.
• PROMEDIO: sirve para calcular el promedio de un conjunto de valores. Por ejemplo, “=PROMEDIO(C2:C10)” calculará el promedio de los valores en el rango C2:C10.
• CONTAR: cuenta el número de celdas con valores numéricos dentro de un determinado rango. Es útil para contabilizar el número de ventas realizadas. Por ejemplo, “=CONTAR(B2:B10)” contará cuántas celdas en el rango B2:B10 contienen números.
• CONTARA: si quieres contar todas las celdas que contienen datos (números o texto), usa =CONTARA(B2:B10).
• HOY: al crear registro de ventas diarias, puedes aprovechar la fórmula =HOY() para que aparezca de forma automática la fecha actual.

3. Ingresa los datos de ventas

¡Ya estás listo para utilizar el programa en Excel para control de ventas de pequeños negocios! A partir de la segunda fila, ingresa los datos de tus ventas diarias en las celdas correspondientes. 

Si vendes a través de Amazon o Mercado Libre, esto es algo que deberás hacer de forma manual, porque Excel no permite importar órdenes de compra desde los marketplaces de manera automática.

4. Analiza los datos

Luego de registrar  tus ventas durante un período, puedes analizar la información de tu tabla para visualizar el progreso.

Para eso, activa la función de filtro para organizar y clasificar tus datos de forma más sencilla. Usa filas de resumen para calcular totales, promedios u otros indicadores clave, y visualiza el progreso con gráficos de barras o líneas que faciliten la interpretación de tendencias y patrones de ventas.

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En este post viste cómo usar un programa en Excel para control de ventas. También descubriste que algunas de sus funciones pueden ser limitadas cuando vendes en marketplaces.

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