En ese sentido, aprender qué es un sistema de gestión es el primer paso. En este artículo verás su definición, sus tipos y usos prácticos, además de sus funciones comunes y ventajas.
¿Qué es un sistema de gestión?
El concepto se refiere a un tipo de software utilizado por una empresa para planificar, supervisar, ejecutar y evaluar un conjunto de procesos. Su objetivo es estandarizar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia del equipo y reducir el desperdicio de recursos.
El sistema de gestión también puede referirse a una combinación de herramientas y conductas implementadas por una organización para cumplir con sus objetivos estratégicos.
En ambos casos, su uso está asociado al establecimiento de una estructura para administrar procesos de manera sencilla y eficaz.
¿Para qué sirve un software de gestión?
1 – Estandarizar el flujo de trabajo
6 de cada 10 empleados no reciben capacitación en sus lugares de trabajo y desarrollan sus habilidades de forma autodidacta.La administración eficiente de los procesos es fundamental para las pequeñas y medianas empresas que quieren seguir creciendo.
Después de todo, el tiempo, el dinero y las personas son recursos valiosos que no se pueden desperdiciar debido a una mala gestión.
Si bien esto demuestra proactividad por parte de los profesionales, también revela un problema estructural en las organizaciones: la falta de claridad sobre lo que se debe hacer, quién es el responsable y qué habilidades se necesitan para llevarlo a cabo.
Con una solución de gestión, promueves directrices claras y flujos de trabajo más simples. Esto permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad mientras se reducen los errores y descuidos.
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2 – Automatizar tareas repetitivas
Un tercio de las empresas ha automatizado por completo al menos una función clave en sus operaciones.Esto demuestra la preocupación de muchos líderes del mercado por reducir las tareas redundantes y aumentar la productividad.
Además, las imprecisiones típicas de la introducción manual de datos se eliminan mediante la automatización.
En resumen, aprender qué es un sistema de gestión puede ayudar a las empresas a recuperar tiempo y dinero.
3 – Reducir los costos operativos
Según una nota publicada en Forbes, la automatización suele dar como resultado un ahorro de costes de hasta un 75%.
Cuando los empleados aligeran la carga de actividades repetitivas, ganan tiempo para concentrarse en las más complejas que requieren un toque humano.
Por ejemplo, una plataforma de gestión de pagos puede automatizar el envío de facturas a tus clientes. Esto te regala la oportunidad de fortalecer su relación con ellos en lugar de lidiar con el papeleo.
4 – Facilitar la toma de decisión informada
En un mercado cada vez más competitivo, es fundamental que tomes decisiones informadas para optimizar tus resultados. Eso significa confiar más en lo que te dicen los datos que en tu intuición.
Con un software de gestión puedes obtener valiosos informes y análisis que sirven de base para tu proceso de reflexión. Por ejemplo, cuántos productos tienes todavía en stock, en qué marketplace tienes más éxito, etc.
5 – Impulsar la mejora continua de procesos
Solo es posible mejorar lo que mides, y esto se aplica a cada uno de los procesos dentro de tu empresa. Desde las campañas de marketing para captar clientes hasta la cantidad de tratos cerrados por cada vendedor, todo debe tener una métrica para definir parámetros de éxito y fracaso.
¿Qué contiene un programa de gestión?
Los recursos disponibles en un sistema de gestión varían según el tipo de enfoque para el que está diseñado. Sin embargo, suele contener herramientas para recopilar, ordenar, almacenar y analizar datos.
Por ejemplo, un programa de gestión de finanzas puede incluir recursos para realizar cálculos contables automáticamente o estandarizar el proceso de facturación.
En cambio, una solución de gestión de recursos humanos puede incluir instrumentos para la gestión de nóminas, contratación, evaluación del desempeño y capacitación.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión?
- Sistema de gestión de inventarios: Se utiliza para obtener visibilidad sobre los catálogos de productos, sincronizar el stock a través de múltiples canales y generar facturas para los clientes.
- Sistema de gestión de calidad Su objetivo es garantizar que una organización cumpla con los requisitos de calidad en la producción de bienes o servicios. A menudo tiene en cuenta los pilares de la norma ISO 9001.
- Sistema de gestión ambiental: Se enfoca en la administración de los impactos ambientales de una organización y la reducción de su huella de carbono. Suele formar parte de las iniciativas de responsabilidad social empresarial.
- Sistema de gestión de salud ocupacional: Se dedica a la prevención de accidentes y enfermedades laborales. Sus procesos tienen como objetivo promover ambientes de trabajo saludables y seguros.
- Sistema de gestión de seguridad de la información: Busca que los datos recopilados por una empresa estén seguros, según los mejores parámetros de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
- Sistema de gestión de proyectos: Sirve para ayudar en la planificación, ejecución y control de las iniciativas de una organización, con el objetivo de lograr las metas establecidas de manera eficiente y efectiva.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de administración?
Los beneficios de esta herramienta incluyen:
- Reducción de la carga de trabajo manual;
- Ahorro de tiempo y costos;
- Mayor eficiencia y productividad;
- Obtención y análisis de datos en tiempo real;
- Mejora de la toma de decisiones;
- Reducción de errores.
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En este artículo aprendiste qué es un sistema de gestión, para qué sirve y qué herramientas y ventajas te proporciona. Sin embargo, esto no es suficiente para llevar tu negocio al siguiente nivel.
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