Si deseas tener más control sobre las entradas y salidas de productos de tu empresa, es esencial aprender cómo llevar un control de inventario en Excel. Al fin y al cabo, es una opción relativamente sencilla, barata y asequible que puede tener un impacto muy positivo en tu negocio.
En este artículo te explicaremos:
- en qué consiste la gestión de stock en Excel;
- cuál es el formato más común de un inventario;
- cuáles son los pros y contras de hacer el seguimiento con este programa;
- cómo hacerlo paso a paso.
¿Qué es la gestión de inventarios en Excel?
El concepto hace referencia a la utilización de la herramienta de hojas de cálculo de Microsoft para administrar el flujo de productos de una empresa. Por definición, trata de registrar las entradas y salidas de artículos para asegurar que los niveles de existencias estén actualizados.
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El objetivo del seguimiento de inventarios en Excel es optimizar el control de productos e impulsar la productividad mediante la automatización de tareas y el uso de funciones.
Los recursos de análisis de datos, como funciones y tablas dinámicas, facilitan la visualización de información numérica y simplifican la toma de decisiones basada en hechos.
¿Cuál es el formato de un inventario?
El formato de inventario más común es una tabla, donde las columnas representan los diferentes atributos del producto (nombre, descripción, cantidad, precio y ubicación) y las filas indican las entradas individuales de cada artículo.
Como estás interesado en aprender cómo llevar un control de inventarios en Excel, quizás te preguntes cuál es el modelo ideal –a lo que te respondemos: el que se adapta a las necesidades específicas de tu negocio.
A continuación te brindamos un ejemplo para que te inspires.
Ejemplo de formato de inventario para Pymes
| Producto | Número de Serie | Cantidad | Costo Unitario | Ubicación |
| Producto A | 001 | 39 | $8 | Almacén 1 |
| Producto B | 002 | 84 | $12 | Almacén 4 |
| Producto C | 003 | 29 | $16 | Almacén 2 |
| Producto D | 004 | 16 | $20 | Almacén 3 |
Seguimiento de inventarios en Excel: pros y contras
Pros
- Accesibilidad – Excel es un programa que está disponible en la mayoría de las computadoras, lo que facilita su acceso a empresas de todos los tamaños. También existen soluciones gratuitas con recursos similares, como Google Planillas.
- Personalización – Si buscas flexibilidad para adaptar el control de inventario según las necesidades específicas de tu empresa, Excel es una hoja en blanco que te brindará esta posibilidad.
- Automatización de Cálculos – Hay numerosas fórmulas y funciones que puedes usar para automatizar cálculos (como sumas, porcentajes, margen de beneficio), lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
- Análisis y reportes – Con unos pocos clics eres capaz de analizar datos, generar gráficos y crear informes personalizados.
Contras
- No crece al ritmo de tu negocio – Cuando se trata de gestión de inventarios en Excel, la escalabilidad es un gran problema. A medida que el volumen de productos o transacciones aumenta, puede volverse menos eficiente y difícil de manejar.
- Actualización manual – Otra desventaja de Excel es el esfuerzo manual que requiere para ingresar y modificar los datos.
- Hay riesgo de errores humanos – Una consecuencia del punto anterior es la propensión a errores es si los datos se ingresan incorrectamente o las fórmulas no se actualizan adecuadamente.
- No está sincronizado en tiempo real con tu stock – Esto es especialmente cierto si utilizas la versión desktop de Excel, una vez que el archivo y sus cambios solo estarán disponibles en la computadora en que fue creado.
¿Cómo llevar un control de inventario en Excel?
1 – Crea un archivo en Excel
El primer paso es configurar una hoja de cálculo con columnas para los atributos relevantes de tus productos. Por ejemplo, nombre, número de serie, cantidad, costo unitario y ubicación en tu almacén o depósito.
2 – Ingresa los datos de inventarios
En las celdas correspondientes, ingresa los datos según lo que sucede en tu inventario. Si tienes en cuenta las categorías que mencionamos, tendrías algo así:
- en la columna “Producto“, registra los nombres de lo que vendes;
- en la columna “Cantidad“, informa las cantidades disponibles;
- en la columna “Costo Unitario”, indica el costo de cada producto;
- y así sucesivamente.
Para tener un control de stock en Excel más preciso, asegúrate de crear columnas diferentes para Entradas y Salidas de productos.
3 – Usa fórmulas para automatizar algunos cálculos
Para actualizar los niveles de inventario más rápidamente, puedes usar fórmulas y funciones. Te damos un ejemplo: si deseas obtener el valor total del inventario, puedes utilizar la fórmula “=CANTIDAD * COSTO UNITARIO en una columna adicional.
Por ejemplo, si la cantidad está en la columna B y el costo unitario en la columna D, la fórmula sería “=B2*D2”. Si los datos están en celdas diferentes de estas, simplemente adapta la cuenta. ¡El razonamiento es simple!
4 – Aprovecha el formato condicional
Una excelente funcionalidad de Excel es el formato condicional, que te permite configurar reglas que cambien el color de fondo de una celda ante una situación determinada.
Por ejemplo, resaltar en amarillo productos con niveles bajos de inventario o en rojo los que no están disponibles.
5 – Genera informes y análisis
Si quieres descubrir cuáles son los productos más vendidos o cuál es el valor total del inventario de manera muy visual, puedes crear tablas dinámicas con unos pocos clics.
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Como viste, aprender cómo llevar un control de inventario en Excel puede ser útil en algunos casos, pero no es el mejor camino a largo plazo.
El seguimiento manual de entradas y salidas de productos se vuelve complejo a medida que su empresa crece, además de aumentar las posibilidades de imprecisiones y errores humanos.
Si quieres una herramienta adecuada para tu momento actual, pero capaz de crecer al ritmo de tu negocio, Bling puede ayudarte. Tras nuestro éxito en Brasil, llegamos a México para potenciar negocios de todos los tamaños con nuestro software, que te permite:
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