Si eres dueño de una Pyme en México, necesitas aprender qué es el XML de una factura. Después de todo, este formato de archivo es el estándar establecido por el Sistema de Administración Tributaria del país y su uso es obligatorio para cualquier negocio que desee cumplir con los requisitos de las autoridades fiscales.
En este artículo verás:
- la definición y la importancia del XML;
- cuándo y cómo usarlo.
¿Qué es el XML de una factura?
El XML de una factura se refiere a un tipo de archivo que utiliza el lenguaje de marcado extensible (XML) para almacenar y transmitir información fiscal o contable entre contribuyentes y autoridades en México.
Este formato de archivo es parte de los estándares establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la entidad encargada de regular y supervisar la facturación electrónica en el país.
Al generar o obtener una factura en formato XML, se asegura que la información contenida en la misma cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades mexicanas.
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¿Para qué sirve el XML de una factura?
El XML de una factura sirve como para:
- estandarizar el formato de almacenamiento y transmisión de información fiscal y contable durante el proceso de facturación electrónica en México;
- estructurar la información de la factura de manera jerárquica y legible tanto para los seres humanos como para las máquinas;
- facilitar el procesamiento y la interoperabilidad entre diferentes sistemas y aplicaciones.
Desde el punto de vista de la gestión administrativa, entender qué es el XML de una factura también puede ayudarte a identificar tareas que pueden beneficiarse de la automatización durante el proceso de facturación.
Te damos un ejemplo. Ya que la información contenida en el archivo XML puede ser fácilmente extraída, puedes utilizar un software empresarial para centralizar todos los procesos de una única interfaz, sin comprometer la integridad o la autenticidad de los datos.
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¿Cuándo usar el XML de una factura en el SAT?
La respuesta corta es: siempre. Según las regulaciones fiscales vigentes, todas las facturas emitidas en México deben ser electrónicas y cumplir con los requisitos establecidos por el SAT.
Entre ellos está el formato XML para las facturas. Como mencionamos, este formato permite estructurar y almacenar los datos de facturación de manera estandarizada, lo que facilita su procesamiento y verificación por parte de las autoridades fiscales.
¿Cómo se utiliza XML en una factura electrónica?
Ahora que comprendiste qué es el XML de una factura, sabes que su uso es obligatorio siempre que emitas facturas en México. Consulta los cuatro pasos a continuación para entender cómo utilizarlo.
Genera el archivo XML
Para generar un archivo XML en el sistema del SAT necesitarás:
- los datos del emisor y receptor;
- la descripción detallada de los productos o servicios vendidos;
- el impuesto aplicable y el monto total de la factura.
Descarga el archivo XML
Luego para descargar el archivo XML deberás:
- acceder al sitio web del SAT y elegir la opción “Facturación” dentro del portal;
- seguir a la sección de “Mis facturas”, proporcionar tus datos de inicio de sesión –te pedirán tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y tu contraseña;
- localizar la factura que deseas obtener y seleccionar la opción “Descargar XML”;
Asegúrate de guardar el archivo XML en tu dispositivo, ya sea una computadora o un dispositivo móvil. Además, es importante tener en cuenta que solo podrás descargar el archivo XML de una factura si ha sido emitida por un contribuyente que utiliza la facturación electrónica y ha autorizado su envío al SAT.
Envía la factura a los clientes
Por último, debes enviar la factura electrónica al cliente. Con la ayuda de un sistema de gestión podrás automatizar esta etapa fácilmente.
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En este artículo, aprendiste qué es el XML de una factura, para qué sirve este archivo y cuándo usarlo en el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en México. Sin embargo, esta es solo una pequeña parte del proceso de facturación de una empresa.
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