Todo emprendedor ha soñado con una herramienta que facilite la rutina de trabajo, ya sea para monitorear los niveles de inventario, automatizar el envío de facturas u obtener reportes inteligentes de desempeño.
La buena noticia es que ya existe. En este artículo te explicamos qué es un software administrativo, por qué es importante y cuáles actividades puedes llevar a cabo con él. También descubrirás los diferentes tipos disponibles en el mercado, con sus características y ventajas.
¿Empezamos?
¿Qué es un software administrativo?
El concepto de software administrativo se refiere a un tipo de programa diseñado para ayudar a las empresas a mejorar la gestión de procesos.
Su objetivo es automatizar tareas repetitivas para reducir el trabajo manual y evitar errores humanos, además de impulsar la productividad de los equipos y brindarles tiempo para dedicarse a actividades complejas.
También conocido como software de gestión empresarial, sirve para organizar documentos, programar citas, gestionar contactos, crear facturas, hacer el seguimiento de interacciones, entre otras posibilidades.
¿Cuál es la importancia del software administrativo?
Los sistemas de administración son importantes porque mejoran la organización de las empresas, aumentan la eficiencia de los procesos y facilitan la toma de decisiones estratégicas.
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Esto es posible porque este tipo de software reduce la necesidad de mano de obra, lo que puede generar ahorros de costos con el tiempo. En efecto, una nota publicada en Forbes, afirma que la automatización inteligente suele dar como resultado un ahorro de costes del 40% al 75%.
Además, proporciona información en tiempo real y análisis de datos, que pueden ayudar a los gerentes con la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos.
¿Qué actividades realiza un software administrativo?
Un programa de administración empresarial puede realizar diversas actividades, incluyendo:
- registrar entradas y salidas de productos;
- generar facturas;
- recibir pagos;
- llevar un registro de cuentas por pagar y por cobrar;
- hacer la conciliación bancaria;
- calcular y presentar los impuestos;
- mantener un registro de los empleados y sus datos personales (salario, beneficios, horas trabajadas etc.);
- crear y asignar tareas;
- establecer fechas límite para proyectos;
- análisis de datos e identificación de tendencias.
¿Cuáles son los tipos de software administrativo?
Software CRM
También conocido como software de gestión de relaciones con clientes, es un programa que ayuda a las empresas a administrar sus interacciones con prospectos, clientes y proveedores en un único lugar.
Su objetivo es fortalecer los vínculos y transformar los datos en conocimiento útil para que las compañías brinden experiencias personalizadas a su público objetivo.
Suele incluir funciones como administración de contactos, pronóstico de ventas, seguimiento de clientes potenciales y automatización de marketing.
Software de recursos humanos
Es un tipo de programa informático que ayuda a las organizaciones a administrar su fuerza laboral, mejorar la comunicación interna y evaluar a los empleados de manera más eficiente.
Además, sirve para automatizar procesos de recursos humanos recurrentes, como la incorporación de nuevos profesionales, el envío de pagos o el cálculo de horas trabajadas, por ejemplo.
Las plataformas suelen incluir recursos como:
- administración de los datos de los empleados, como información personal y títulos de trabajo;
- evaluaciones de desempeño basadas en métricas objetivas;
- centro de ayuda con contenidos informativos para facilitar el día a día;
- herramientas para administrar los beneficios, como nómina, vacaciones, solicitudes de día libre.
Software de gestión de proyectos
Es una herramienta que ayuda a las organizaciones a planificar, organizar y gestionar sus iniciativas de principio a fin, sin importar su complejidad.
Su objetivo central es hacer que los equipos se mantengan al tanto de los plazos y los presupuestos, al mismo tiempo que brinda visibilidad sobre el rendimiento del proyecto y las actualizaciones de estado.
Las funciones de un software de gestión de proyectos pueden incluir:
- programar tareas;
- rastrear el progreso;
- administrar recursos;
- comunicarse con los miembros del equipo;
- fomentar la colaboración entre profesionales de diferentes departamentos.
Software ERP
En español, ERP significa software de planificación de recursos empresariales. Se trata de un programa que brinda una vista unificada de las operaciones de una organización, incluyendo finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de inventario, ventas y marketing.
Bling, por ejemplo, es un sistema ERP con el cual las empresas pueden optimizar sus recursos, reducir costos y aumentar la productividad al automatizar tareas rutinarias, minimizar errores y mejorar la colaboración.
Características de un software administrativo
- Está diseñado para automatizar flujos de trabajo repetitivos, optimizar procesos y aumentar la eficiencia del equipo;
- Genera informes y análisis inteligentes basados en datos que permiten la toma de decisiones informada;
- Suele seguir las mejores prácticas de ciberseguridad para proteger los datos confidenciales y evitar el acceso no autorizado;
- Es posible personalizarlo según las necesidades específicas de tu empresa;
- Ofrece una interfaz fácil de usar;
- Se integra con otros sistemas, como herramientas de contabilidad o gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Ventajas de un software administrativo para Pymes
- Automatización de tareas repetitivas;
- Ahorro de tiempo y de costos;
- Reducción de errores humanos;
- Mejora de la eficiencia operativa;
- Aumento de la productividad del equipo;
- Acceso a información en tiempo real, 24/7;
- Mejora de la toma de decisiones estratégicas;
- Mayor seguridad de la recopilación y almacenamiento de la información;
- Flexibilidad y escalabilidad para crecer al ritmo de tu negocio;
- Facilidad de colaboración interna;
- Posibilidad de personalización y adaptación del software a las necesidades específicas de la empresa;
- Integración con tu pila de tecnología existente para una gestión más completa y eficiente.
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