Importancia del sistema de control interno en las pymes

Un sistema de control interno en las pymes optimiza la gestión de las principales funciones corporativas con el uso de la tecnología digital. Y las pymes mexicanas van por buen camino: entre el 30 y el 40% de ellas poseen estrategias para lograr la madurez digital.

En efecto, los sistemas de administración empresarial permiten automatizar procesos en áreas como la contabilidad y las ventas con el fin de elevar la eficiencia operativa. Si te interesa entender qué es el control de pymes y acompañar esta tendencia, continúa leyendo. 

En este post descubrirás:

• qué es el sistema de control interno en las pymes;
• cuál es su importancia;
• Top 5 principales herramientas de auditoría interna.

¿Qué es el sistema de control interno en las pymes?

El sistema de control interno en las pymes es una herramienta que permite supervisar las principales funciones empresariales. Sirve para controlar aspectos críticos de un negocio, como la gestión de inventarios, las ventas y la facturación. El objetivo de estos programas es simplificar la ejecución de tareas cotidianas y brindar información.

¿Cuál es la importancia del control interno en las pymes?

Entender qué es el control de pymes es fundamental porque aporta rigurosidad y transparencia en las operaciones comerciales, por ejemplo, a través de la exactitud en los registros financieros. 

Además, un sistema de control empresarial en las pymes brinda información precisa, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y crecimiento. De hecho, los líderes de empresas B2B que toman decisiones basadas en datos, experimentan un aumento del 2% al 5% en las ventas.

👉 Ahora que sabes cuál es la importancia del control interno en las pymes, descubre qué es el control financiero y 4 elementos clave para pequeñas empresas.

Top 5 principales sistemas de control empresarial

Al momento de realizar una auditoría en una pyme, hay algunos sistemas que pueden ayudar con sus registros. A continuación te presentamos cinco de los más importantes:

1 – Control de inventario

Es una piedra angular en la gestión de una pyme. Su función principal es mantener un seguimiento preciso de los productos o servicios disponibles y asegurarse de que los registros coincidan con la realidad. Esto es esencial para evitar pérdidas  por falta de mercancías, por ejemplo.

Con un sistema de gestión de stock adecuado, es posible optimizar las compras. Al contar con datos precisos sobre el nivel de existencias y la demanda, la empresa puede precisar qué productos conviene reponer, en qué momento y en qué cantidad.

En un sistema de control interno en las pymes, el control de inventario también ayuda a identificar desviaciones en los niveles de stock para tomar medidas oportunas. Si se tiene en cuenta que el costo global de la distorsión del inventario en 2023 será de 1.77 billones de dólares, esto es una gran ventaja.

2 – Facturación

Un sistema de control interno en las pymes necesita evaluar la facturación para mantener registros financieros exactos. La generación de facturas precisas es esencial, no solo para el control interno, sino también para cumplir con las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Además, la automatización permite crear facturas de manera más rápida a partir de la información recolectada por el sistema de registro de contactos. Esto evita la necesidad de cargar los datos en forma manual.

3 – Registro de contactos

La recopilación de información de contacto, como nombres, direcciones y números de teléfono, proporciona una base sólida para una comunicación efectiva con clientes y proveedores.

Además, si estos datos se extraen en forma automática de las órdenes de compra, se garantiza que sean correctos. Así, al momento de implementar un sistema de control interno en las pymes, se puede confiar en esa información.

Cuando surgen inconvenientes con clientes o proveedores, un registro de contactos puede ser de gran utilidad. Esta herramienta facilita la gestión de devoluciones o cambios de productos y la atención de reclamos de manera eficiente.

4 – Gestión de envíos

El control de envíos es una parte crucial de la gestión logística de una pyme. Garantizar que los productos o servicios lleguen a tiempo y en buenas condiciones es esencial para mantener la satisfacción del cliente y preservar la reputación de la empresa.

Un sistema de gestión permite programar y rastrear envíos de manera eficiente. Desde la preparación de pedidos hasta la confirmación de las entregas, estos programas contribuyen a que los productos lleguen a los clientes en tiempo y forma.

Además, optimizan los costos al recomendar de manera automática el servicio de paquetería más adecuado en cada caso. Esta función no solo ahorra dinero, sino también tiempo, comparada con la investigación manual de los mejores métodos de envío.

5 – Ventas

Al momento de implementar un sistema de control interno en las pymes, es importante conocer cuántas ventas ha realizado la empresa, en qué momento y a través de qué canales. Esta información se convierte en un recurso valioso, por ejemplo, para evaluar el rendimiento de los distintos medios de venta.

Si la empresa trabaja con distintos marketplaces, como Amazon y Mercado Libre, llevar un registro detallado de las ventas en cada uno permite evaluar su conveniencia. A partir de esa información se puede decidir dónde enfocar recursos y esfuerzos para maximizar el retorno de la inversión.

Las empresas deben informar sus ingresos con precisión y pagar impuestos sobre las ventas de acuerdo con las regulaciones locales. Un registro preciso de las ventas ayuda a mantener las finanzas  en orden y cumplir con las obligaciones fiscales.

Por último, los informes de un sistema comercial permiten evaluar el rendimiento de la empresa y el resultado de las estrategias de venta.

👉 Ya sabes qué es el sistema de control interno en una empresa y qué tipo de información analiza. También te puede interesar: Qué son los sistemas integrales de gestión empresarial: ERP, CRM y SCM.

Realiza el control interno de tu empresa con Bling

En este post viste qué es el sistema de control interno en una empresa y cuál es su importancia. A través de sus funciones de registro, Bling te ayuda a controlar de manera efectiva tus procesos internos.

Nuestro sistema de gestión empresarial integral te ofrece funciones de:

• control de inventario;
• facturación automática;
• registro de clientes y proveedores;
• integración con marketplaces y plataforma de envíos;
• creación de informes y análisis.

Descubre nuestros planes y funciones y gana eficiencia en la gestión de tu negocio.