Sistema de registro de inventarios: ¿qué es y cómo beneficia a una pyme?

El tiempo es un recurso escaso cuando lideras una pyme. De hecho, se estima que el 89% de los dueños de pequeñas empresas trabaja horas extra.

Por eso, contar con herramientas que te ayuden a resolver las tareas de gestión empresarial –como un sistema de registro de inventarios–y simplifiquen tu día a día puede ser un alivio.

El control de inventarios es un aspecto crucial de un negocio. Sistematizar esta tarea puede ayudarte a agilizar procesos, reducir errores y brindar un mejor servicio a tus clientes.

En este artículo aprenderás:

• qué es un software para el control de inventarios;
• 3 características y ventajas;
• cuáles son los métodos de registro de inventarios.

¿Qué es un sistema de registro de inventarios?

Un sistema de registro de inventarios es una herramienta que permite que las empresas lleven un control preciso de los productos que hay en su stock. Sirve para gestionar de manera eficiente los inventarios y maximizar la rentabilidad de las transacciones.

La función principal de un sistema de control de inventarios es proporcionar un medio para supervisar y administrar el stock adecuadamente. Si lo implementas, tendrás un registro actualizado de los productos que entran y salen de tu empresa, así como de las cantidades disponibles en todo momento. 

Con esta herramienta, una pyme puede optimizar su gestión empresarial; ya que brinda una visión clara y precisa del estado del inventario a cada paso. Eso evita problemas como la falta de stock o la acumulación de productos.

👉 ¿Cómo controlas tu inventario hoy? Verifica tus pasos en esta guía rápida.

Características y ventajas del sistema de registro de inventarios

Cuando comienzas un emprendimiento y no tienes experiencia en la gestión de inventarios, es común que utilices técnicas básicas de registro, como anotaciones en papel o en Excel. Sin embargo, a medida que tu negocio crece, estas herramientas pueden resultar limitadas y poco eficientes.

La buena noticia es que existen sistemas de registro de inventarios automatizados que te brindan mayor control financiero y la capacidad para tomar decisiones informadas sobre tu negocio. 

Aquí te mostramos las características clave y los tres beneficios principales de un sistema de control de inventarios:

Seguimiento en tiempo real

Esta herramienta te dará acceso a información actualizada sobre el estado de tus inventarios minuto a minuto. Podrás conocer las existencias, las ventas realizadas y las reposiciones necesarias, entre otros datos importantes.

Registro detallado de movimientos

Un buen sistema de registro de inventarios documenta cada movimiento realizado en el stock de tu empresa. Desde las entradas y salidas de mercancías hasta los traslados entre ubicaciones, tendrás un historial completo de todas las transacciones.

Generación de informes y análisis

Cuando usas un sistema de registro de inventario, puedes aprovecharlo para obtener información extra sobre tus productos; como informes acerca de la rotación, el margen de ganancia o la rentabilidad por categoría.

¿Cómo puede ayudar un sistema de registro de control de inventarios a una pyme?

Si tienes en cuenta que el costo global de la distorsión del inventario en 2023 será de 1.77 billones de dólares, contar con un sistema de registro de control de inventarios puede ser clave para evitar inconvenientes en el flujo de efectivo. 

Con un sistema de registro de inventario podrás:

Optimizar el stock 

Tener un control preciso de las existencias evita la falta de productos clave y el exceso de mercancías que no se venden rápidamente. Así, podrás tomar decisiones estratégicas para reducir costos y maximizar las ganancias

Ahorrar tiempo

Un sistema de registro de inventarios automatiza procesos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo en comparación con métodos manuales, lo que te permitirá enfocarte en otras tareas esenciales para el crecimiento de tu negocio (¡o en disfrutar tiempo libre con tu familia y amigos!).

Mejorar el servicio al cliente

Si conoces exactamente qué productos están disponibles y en qué cantidades, puedes ofrecer plazos de entrega más exactos y manejar mejor las expectativas de tus clientes para que se lleven una buena impresión de tu negocio.

No olvides que el 65% de los clientes considera que una buena experiencia al cliente es más influyente que una buena publicidad.

👉 Existen estrategias para mejorar el manejo del stock y no tener faltas ni excesos. Descúbrelas en: TOP 5 herramientas para el control de inventarios en Pymes

Tipos de sistemas de control de inventarios

Elige a continuación el sistema de gestión de inventarios que más se adecúe a tus necesidades:

Sistema de inventario periódico

Realiza un recuento físico del inventario cada cierto periodo de tiempo (semanal, mensual o anual). Durante el tiempo entre los recuentos, las transacciones se registran en libros de compras y ventas. 

Al final de cada período, la cantidad de inventario disponible se calcula restando las ventas registradas de las compras realizadas durante ese período: Inventario Disponible = Inventario Inicial + Compras – Ventas.

Sistema de inventario perpetuo

En este tipo de sistema, cada vez que se realiza una transacción de compra o venta, se actualiza inmediatamente el inventario en tiempo real. Para eso, se usan sistemas de punto de venta o un software de gestión empresarial. 

Con el sistema de inventario perpetuo tienes un control preciso y actualizado del inventario disponible en todo momento. Además, permite generar informes detallados de movimientos, como entradas, salidas, ajustes y transferencias. 

👉 También te puede interesar: ¿Qué son los modelos de control de inventarios?

Potencia tu negocio con un sistema de gestión de inventario

En este artículo viste qué es un sistema de gestión de inventario, cuáles son los tipos más usados y qué beneficios trae para tu empresa.

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